Verifactu en España: guía para PyMEs (fechas 2027, modalidades y sanciones reales)

Si tu PyME factura en España, Verifactu te afecta, pero probablemente no como te lo han contado. Circula mucha desinformación: que entra en vigor en julio de 2026, que tendrás que enviar cada factura a Hacienda en tiempo real, que hay multas de cientos de euros por factura. Nada de eso es exacto. En diciembre de 2025 el Gobierno aplazó la obligatoriedad un año, y el sistema es más flexible de lo que parece. Esta guía resume, con las fechas y cifras reales (verificadas en el BOE y en la Agencia Tributaria), qué es Verifactu, cuándo te obliga y qué deberías hacer.

Qué es Verifactu (y qué no es)

Verifactu es el conjunto de requisitos que debe cumplir tu software de facturación para impedir que las facturas se manipulen. Nace de la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y se desarrolla en el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (Real Decreto 1007/2023). La idea de fondo es sencilla: que cada factura quede registrada de forma inalterable, encadenada con una huella digital, de modo que no se pueda borrar ni modificar sin dejar rastro. El objetivo declarado es reducir el fraude y el llamado software de doble uso, esos programas que permiten llevar una contabilidad para Hacienda y otra real.

Conviene despejar dos confusiones habituales. Verifactu no es el SII (el Suministro Inmediato de Información que ya usan las grandes empresas), y tampoco es la factura electrónica obligatoria entre empresas de la ley Crea y Crece (Ley 18/2022), que es otra norma distinta y con su propio calendario. Son tres cosas diferentes. Esta guía trata solo de Verifactu.

Las fechas reales: 2027, no 2026

Aquí está el error más extendido. La obligatoriedad para las empresas se aplazó un año mediante el Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025 y convalidado después por el Congreso. El calendario vigente es este:

• Fabricantes y comercializadores de software: ya están obligados desde el 29 de julio de 2025 a ofrecer programas que cumplan el reglamento.
• Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades: 1 de enero de 2027.
• Autónomos y demás contribuyentes (IRPF): 1 de julio de 2027.

Es decir, durante 2026 no estás obligado a usar Verifactu. Es un año de preparación. Eso sí, el aplazamiento no elimina los requisitos técnicos: solo retrasa la fecha en la que serán obligatorios para ti.

Verifactu o No Verifactu: no tienes que enviar nada en tiempo real

Otra idea equivocada es que estarás obligado a mandar cada factura a Hacienda en el momento de emitirla. No es así. El reglamento contempla dos modalidades, y las dos son legales:

• Modalidad Verifactu: tu software envía los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática e inmediata. A cambio, tus obligaciones de conservación son menores, porque la copia ya está en Hacienda.
• Modalidad No Verifactu: tu software no envía nada, pero debe conservar los registros garantizando su integridad, trazabilidad e inalterabilidad, con huella encadenada y registro de eventos.

Enviar en tiempo real es opcional. Lo que sí es obligatorio es usar un programa que cumpla el reglamento. Lo que desaparece es facturar con un Excel o un Word manipulables, o con software de doble uso.

Qué cambia de verdad en tu operación

1. Tu software tendrá que cumplir (y autocertificarse)

La Agencia Tributaria no homologa ni aprueba programas, y no existe un listado oficial de software autorizado. Es el fabricante quien certifica, mediante una declaración responsable, que su sistema cumple el reglamento, y esa declaración debe estar visible en el propio programa. Tu tarea no es buscar un sello de Hacienda, sino confirmar con tu proveedor que su producto incorpora esa declaración responsable y cumple los requisitos.

2. Cada factura llevará un código QR

Las facturas emitidas por un sistema que cumple Verifactu incluyen un código QR. Si tu software trabaja en modalidad Verifactu, la factura lleva además la leyenda "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT". Ese QR permite al receptor verificar la factura o comunicarla a Hacienda.

3. Solo afecta a las facturas que emites

Verifactu registra las facturas que tú expides, no las que recibes. No tienes que reportar las facturas de tus proveedores (eso es otra cosa). El foco está en garantizar que tu propia facturación es íntegra e inalterable.

4. Conservación de los registros

Tanto si envías a Hacienda como si no, debes conservar los registros de facturación de forma íntegra y accesible para una posible inspección. En modalidad No Verifactu esta obligación es más exigente, porque la única copia la tienes tú.

Quién queda fuera

• Quienes ya llevan sus libros de IVA por el SII (grandes empresas y otros obligados al Suministro Inmediato de Información) están excluidos de Verifactu.
• País Vasco y Navarra tienen su propio sistema, TicketBAI, con su normativa y sus plazos. Si facturas allí, ese es tu marco, no Verifactu.
• Operaciones y sujetos sin obligación de emitir factura mediante sistemas informáticos.

Las sanciones reales (y el mito de la multa por factura)

No existe ninguna multa de 600 euros por factura, ni nada parecido. Esa cifra circula por internet y es falsa. Las sanciones reales están en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria y se aplican por ejercicio, no por documento:

• Usuario (tu empresa): hasta 50.000 euros por ejercicio por tener o usar un sistema que no cumple o que no incorpora la declaración responsable.
• Fabricante o comercializador: hasta 150.000 euros por ejercicio y por cada tipo de producto que incumpla o que permita la doble contabilidad.

Son importes anuales y fijos, pensados como disuasión frente al software de doble uso, no una tasa por cada factura. La consecuencia práctica para ti es simple: usar un programa conforme antes de tu fecha límite.

Checklist de 8 puntos (con el calendario 2027)

1. Identifica tu fecha límite real: 1 de enero de 2027 si tributas por el Impuesto sobre Sociedades; 1 de julio de 2027 si eres autónomo u otro contribuyente de IRPF.
2. Pregunta a tu proveedor de software: ¿tu programa cumplirá el reglamento y llevará la declaración responsable? Pide una fecha por escrito.
3. Decide tu modalidad: Verifactu (envío automático, menos conservación) o No Verifactu (sin envío, más conservación). Para la mayoría de PyMEs, la modalidad Verifactu simplifica la vida.
4. Si tu software no tiene plan, busca alternativa con tiempo: una migración del sistema de facturación lleva semanas o meses entre datos, formación y pruebas.
5. Revisa tu volumen de facturas: si emites mucho, valora si te conviene un ERP, una solución en la nube o delegar en tu gestoría.
6. Forma a tu equipo de administración: el cambio es operativo, no solo informático.
7. Aprovecha 2026 para probar: puedes adoptar Verifactu de forma voluntaria antes de tu fecha y llegar rodado.
8. Confirma tu caso con tu asesor fiscal: exclusiones (SII), territorio (TicketBAI) y particularidades de tu actividad.

Qué hacer ahora, aunque la fecha sea 2027

Tener margen no es lo mismo que no hacer nada. El error sería llegar a finales de 2026 corriendo. Tres pasos sensatos para los próximos meses:

1. Esta semana: escribe a tu proveedor de software y pregunta por su plan Verifactu y su declaración responsable.
2. Este mes: confirma tu fecha límite de 2027 y si te aplica alguna exclusión (SII, TicketBAI).
3. Durante 2026: si tu software no va a cumplir, elige alternativa y pruébala con calma. La adopción voluntaria está disponible.

Conclusión

Verifactu es real y te obligará, pero ni en 2026 ni con multas por factura. Es regulación con un calendario claro (2027) y un objetivo concreto: que tu facturación sea inalterable. Si despejas el ruido, el trabajo de fondo es manejable: confirmar que tu software cumplirá y elegir tu modalidad. Las PyMEs que usen 2026 para preparar la transición llegarán sin sobresaltos.

En COBIZ ayudamos a PyMEs a ordenar este tipo de cambios regulatorios: revisar tu sistema actual, elegir el software adecuado y planificar la transición sin sorpresas. Si quieres una revisión inicial de tu situación, escríbenos.

Última actualización: junio de 2026. Esta guía es informativa y no constituye asesoramiento fiscal. Las fechas y los requisitos de Verifactu pueden cambiar; confirma siempre tu caso concreto con tu asesor y en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.