Verifactu na Espanha: guia para PMEs (prazos 2027, modalidades e sanções reais)

Se a sua PME emite notas na Espanha, o Verifactu afeta você, mas provavelmente não do jeito que te contaram. Circula muita desinformação: que entra em vigor em julho de 2026, que você terá que enviar cada nota à Receita em tempo real, que há multas de centenas de euros por nota. Nada disso é exato. Em dezembro de 2025, o Governo adiou a obrigatoriedade em um ano, e o sistema é mais flexível do que parece. Este guia resume, com os prazos e números reais (verificados no BOE e na Agência Tributária), o que é o Verifactu, quando ele te obriga e o que você deveria fazer.

O que é o Verifactu (e o que não é)

Verifactu é o conjunto de requisitos que o seu software de faturamento deve cumprir para impedir que as notas sejam manipuladas. Nasce da Lei Antifraude (Lei 11/2021) e é desenvolvido no Regulamento dos Sistemas Informáticos de Faturamento (Real Decreto 1007/2023). A ideia de fundo é simples: que cada nota fique registrada de forma inalterável, encadeada com uma impressão digital, de modo que não possa ser apagada nem modificada sem deixar rastro. O objetivo declarado é reduzir a fraude e o chamado software de duplo uso, esses programas que permitem manter uma contabilidade para a Receita e outra real.

Vale esclarecer duas confusões comuns. O Verifactu não é o SII (o Fornecimento Imediato de Informação que as grandes empresas já usam), e tampouco é a nota fiscal eletrônica obrigatória entre empresas da lei Crea e Crece (Lei 18/2022), que é outra norma distinta e com seu próprio calendário. São três coisas diferentes. Este guia trata apenas do Verifactu.

Os prazos reais: 2027, não 2026

Aqui está o erro mais difundido. A obrigatoriedade para as empresas foi adiada em um ano por meio do Real Decreto-lei 15/2025, publicado no BOE em 3 de dezembro de 2025 e depois ratificado pelo Congresso. O calendário vigente é este:

• Fabricantes e comercializadores de software: já estão obrigados desde 29 de julho de 2025 a oferecer programas que cumpram o regulamento.
• Empresas sujeitas ao Imposto sobre Sociedades: 1 de janeiro de 2027.
• Autônomos e demais contribuintes (IRPF): 1 de julho de 2027.

Ou seja, durante 2026 você não está obrigado a usar o Verifactu. É um ano de preparação. Mas atenção: o adiamento não elimina os requisitos técnicos, apenas atrasa a data em que serão obrigatórios para você.

Verifactu ou Não Verifactu: você não precisa enviar nada em tempo real

Outra ideia equivocada é que você estará obrigado a enviar cada nota à Receita no momento de emiti-la. Não é assim. O regulamento contempla duas modalidades, e as duas são legais:

• Modalidade Verifactu: seu software envia os registros de faturamento à Agência Tributária de forma automática e imediata. Em contrapartida, suas obrigações de conservação são menores, porque a cópia já está na Receita.
• Modalidade Não Verifactu: seu software não envia nada, mas deve conservar os registros garantindo sua integridade, rastreabilidade e inalterabilidade, com impressão encadeada e registro de eventos.

Enviar em tempo real é opcional. O que de fato é obrigatório é usar um programa que cumpra o regulamento. O que desaparece é faturar com um Excel ou um Word manipuláveis, ou com software de duplo uso.

O que muda de verdade na sua operação

1. Seu software terá que cumprir (e se autocertificar)

A Agência Tributária não homologa nem aprova programas, e não existe uma lista oficial de software autorizado. É o fabricante quem certifica, por meio de uma declaração responsável, que seu sistema cumpre o regulamento, e essa declaração deve estar visível no próprio programa. Sua tarefa não é procurar um selo da Receita, mas confirmar com o seu fornecedor que o produto dele inclui essa declaração responsável e cumpre os requisitos.

2. Cada nota terá um código QR

As notas emitidas por um sistema que cumpre o Verifactu incluem um código QR. Se o seu software trabalha na modalidade Verifactu, a nota leva além disso a legenda "Nota verificável na sede eletrônica da AEAT". Esse QR permite ao destinatário verificar a nota ou comunicá-la à Receita.

3. Afeta apenas as notas que você emite

O Verifactu registra as notas que você emite, não as que recebe. Você não precisa reportar as notas dos seus fornecedores (isso é outra coisa). O foco está em garantir que o seu próprio faturamento é íntegro e inalterável.

4. Conservação dos registros

Tanto se você enviar à Receita quanto se não, deve conservar os registros de faturamento de forma íntegra e acessível para uma possível fiscalização. Na modalidade Não Verifactu essa obrigação é mais exigente, porque a única cópia está com você.

Quem fica de fora

• Quem já mantém seus livros de IVA pelo SII (grandes empresas e outros obrigados ao Fornecimento Imediato de Informação) está excluído do Verifactu.
• País Basco e Navarra têm seu próprio sistema, o TicketBAI, com sua normativa e seus prazos. Se você fatura lá, esse é o seu marco, não o Verifactu.
• Operações e sujeitos sem obrigação de emitir nota por meio de sistemas informáticos.

As sanções reais (e o mito da multa por nota)

Não existe nenhuma multa de 600 euros por nota, nem nada parecido. Esse número circula pela internet e é falso. As sanções reais estão no artigo 201 bis da Lei Geral Tributária e se aplicam por exercício, não por documento:

• Usuário (sua empresa): até 50.000 euros por exercício por ter ou usar um sistema que não cumpre ou que não inclui a declaração responsável.
• Fabricante ou comercializador: até 150.000 euros por exercício e por cada tipo de produto que descumpra ou que permita a dupla contabilidade.

São valores anuais e fixos, pensados como dissuasão frente ao software de duplo uso, não uma taxa por cada nota. A consequência prática para você é simples: usar um programa em conformidade antes da sua data limite.

Checklist de 8 pontos (com o calendário 2027)

1. Identifique sua data limite real: 1 de janeiro de 2027 se você é tributado pelo Imposto sobre Sociedades; 1 de julho de 2027 se você é autônomo ou outro contribuinte de IRPF.
2. Pergunte ao seu fornecedor de software: o seu programa vai cumprir o regulamento e vai incluir a declaração responsável? Peça uma data por escrito.
3. Decida sua modalidade: Verifactu (envio automático, menos conservação) ou Não Verifactu (sem envio, mais conservação). Para a maioria das PMEs, a modalidade Verifactu simplifica a vida.
4. Se o seu software não tem plano, busque alternativa com antecedência: uma migração do sistema de faturamento leva semanas ou meses entre dados, treinamento e testes.
5. Revise seu volume de notas: se você emite muito, avalie se vale a pena um ERP, uma solução na nuvem ou delegar para a sua contabilidade.
6. Treine sua equipe administrativa: a mudança é operacional, não apenas de informática.
7. Aproveite 2026 para testar: você pode adotar o Verifactu de forma voluntária antes da sua data e chegar com tudo rodado.
8. Confirme o seu caso com o seu assessor fiscal: exclusões (SII), território (TicketBAI) e particularidades da sua atividade.

O que fazer agora, mesmo que a data seja 2027

Ter margem não é o mesmo que não fazer nada. O erro seria chegar ao final de 2026 correndo. Três passos sensatos para os próximos meses:

1. Esta semana: escreva para o seu fornecedor de software e pergunte sobre o plano Verifactu dele e sua declaração responsável.
2. Este mês: confirme sua data limite de 2027 e se aplica alguma exclusão (SII, TicketBAI).
3. Durante 2026: se o seu software não vai cumprir, escolha uma alternativa e teste com calma. A adoção voluntária está disponível.

Conclusão

O Verifactu é real e vai te obrigar, mas nem em 2026 nem com multas por nota. É regulação com um calendário claro (2027) e um objetivo concreto: que o seu faturamento seja inalterável. Se você afastar o ruído, o trabalho de fundo é gerenciável: confirmar que o seu software vai cumprir e escolher a sua modalidade. As PMEs que usarem 2026 para preparar a transição vão chegar sem sustos.

Na COBIZ ajudamos PMEs a organizar esse tipo de mudança regulatória: revisar o seu sistema atual, escolher o software adequado e planejar a transição sem surpresas. Se você quer uma revisão inicial da sua situação, escreva para nós.

Última atualização: junho de 2026. Este guia é informativo e não constitui assessoria fiscal. As datas e os requisitos do Verifactu podem mudar; confirme sempre o seu caso concreto com o seu assessor e na sede eletrônica da Agência Tributária.